Den Stressfaktor “Telefon” auf das Minimum zu reduzieren - dieses Ziel haben sich Thomas Abend, René Straub und Tobias Bäumler vor genau fünf Jahren gesetzt, als sie gemeinsam die VITAS GmbH gründeten. Mittlerweile entlasten wir Hunderte Unternehmen in ihrer Telefontätigkeit, sodass das Personal produktiv und fokussiert arbeiten kann, ohne vom ständigen Telefonklingeln gestört zu werden. Zum fünfjährigen Firmenjubiläum blicken wir stolz auf eine ereignisreiche Reise zurück, die von bedeutenden Meilensteinen geprägt ist und uns zu dem Unternehmen gemacht hat, das wir heute sind.
Als unsere drei Gründer am 01. März 2019 das Tech-Startup VITAS offiziell in das Handelsregister eintragen ließen, stand ihnen eine klare Vision vor Augen: Die Telefonkommunikation zwischen Kund:innen und Unternehmen zu revolutionieren. Denn selbst einfache telefonische Anfragen, wie z.B. eine Tischreservierung im Lieblingsrestaurant oder eine Terminvereinbarung beim Hausarzt, kosten oft Zeit und Nerven. Lange Warteschleifen oder direktes Belegtzeichen sind eher die Regel, als die Ausnahme und haben frustrierte Kund:innen zur Folge. Auf der anderen Seite stehen ein überlastetes Fachpersonal und steigende administrative Aufgaben. Gerade in Arztpraxen oder Kliniken ein enormes Problem, das sich zusätzlich in den vergangenen Jahren durch den Fachkräftemangel verschärft hat.
Im Februar 2020 sind wir mit der ersten Version unseres Produktes in den Markt eingetreten: Dem VITAS Telefonassistenten für die Gastronomie. Zu dieser Zeit empfanden die Gründer das Telefonaufkommen in Restaurants als zentralen Schmerzpunkt, den sie lösen wollten. Nur ein Monat später folgte der erste Corona bedingte Lockdown, was eine bundesweite Schließung aller Gaststätten bewirkte. Als junges Unternehmen, dessen erster Zielmarkt vollständig weggebrochen ist, mussten wir schnell und flexibel handeln. Im Zuge der Pandemie mit dem damals noch weitgehend unbekannten Covid19 traten für die Bevölkerung viele Fragen auf - das Telefon wurde hier schnell zum Hauptkommunikationskanal zwischen Ämtern und Bürger:innen.
Wir erkannten das Potenzial und passten unseren Gastronomie-Assistenten innerhalb von nur zweieinhalb Wochen soweit an, dass wir der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) einen Sprachassistenten für häufige Fragen rund um Corona zur Verfügung stellen konnten. Dieser war von April 2020 bis einschließlich Juni 2021 unter der bundesweiten Rufnummer 116 117 im Einsatz. In diesem Zeitraum wurden über 50.000 Anrufe von unserem Telefonassistenten entgegengenommen und Anrufenden bei ihrem Anliegen rund um Corona geholfen. Dabei konnten wir beweisen, dass unser virtueller Assistent auch bei komplexeren Anfragen wie medizinischen Fragen problemlos einsetzbar ist und diese in einem Gespräch auf menschenähnlichem Niveau bearbeiten kann.
Nach einigen weiteren Einzelprojekten, wie beispielsweise für den regionalen Energieversorger N-ERGIE, erkannten die VITAS Gründer, dass das Telefon in vielen Bereichen ein Problem darstellt. Die Anfragen eines eigenen Assistenten für das Telefon häuften sich und Unternehmen jeder Größe und Branche meldeten sich bei uns. Nachdem wir innerhalb dieser Individualprojekte viel Expertise und Marktnachfragen sammeln konnten, entwickelten wir mit einem anfangs noch kleinen Team aus überwiegend Entwickler:innen schließlich die VITAS Plattform für virtuelle Telefonassistenten.
Die Idee hinter der Plattform: Unternehmen jeglicher Art den Zugang zu einem eigenen virtuellen Sprachassistenten ermöglichen. “Dabei ist uns bewusst, dass nicht jedes Unternehmen über eine eigene IT-Abteilung oder Ressourcen innerhalb dieser verfügt. Deshalb war uns wichtig, dass es eine No-Code-Plattform wird, über die sich jeder seinen eigenen Assistenten konfigurieren kann - in unter einer Stunde und ohne technische Kenntnisse”, erklärt CEO Thomas Abend.
Nach einer erfolgreichen Pilotphase stiegen wir mit der VITAS Plattform am 1. April 2022 in den Markt ein. Kurz darauf waren bereits 80% unseres Kundenstamms aus derGesundheitsbranche. Nach zahlreichen Kundengesprächen wussten wir um die Missstände des Sektors und beschlossen, den Medizinischen Fachangestellten eine Unterstützung zusein. Gerade durch die Pandemie war das Personal frustriert und auf einem nie da gewesenen Stress-Level. Wir optimierten die Plattform für Arztpraxen und MVZ und trainierten den Telefonassistenten auf die Abfrage von u.a. Medikamentenbestellungen oder Krankenkassen.
Um der Gesundheitsbranche vollumfänglich eine Stütze zu sein, fehlte es nur noch den Ansprüchen der Kliniken gerecht zu werden. Im Jahr 2023 legten wir deshalb unseren gesamten Fokus auf Datenschutz und Datensicherheit und können uns nun stolz als den einzigen Anbieter für Telefonassistenten nennen, der ohne ausländische Drittanbieter nutzbar ist. “Wir wissen, wie wichtig der Schutz der sensiblen Anruferdaten ist”, so Thomas Abend. “Die ISO 27001-Zertifizierung ist unser Versprechen an Sie. Sie können darauf vertrauen, dass wir höchste Sorgfalt im Umgang mit Ihren Informationen walten lassen und legen großen Wert auf transparente Kommunikation in Bezug auf unsere Datenschutzpraktiken.”
Mittlerweile entlasten wir Hunderte Unternehmen verschiedenster Branchen in ihrer Telefontätigkeit. Unsere Erfahrungen aus den unterschiedlichen Bereichen helfen uns, einen umfassenden Blick auf die Bedürfnisse unserer Kund:innen zu haben und die Plattform stets so weiterzuentwickeln, wie sie am Markt den größten Nutzen bringt.
Wir wollten die Telefonanlage intelligenter gestalten und einen Mehrwert für unsere Patient:innen schaffen. Mit VITAS haben wir das geschafft und zusätzlich noch unsere Telefonistinnen entlastet. Dabei ist VITAS weiter und zuverlässiger als andere Telefonassistenzsysteme, die wir getestet haben und ermöglicht angenehme und sehr realistische Gespräche.
Dr. Med. Karin Simeria
Fachärztin für HNO und Gesellschafterin
Zu unseren Zukunftszielen gehören unter anderem das gesunde Wachstum des Unternehmens sowie der Ausbau unseres Marktanteils, um so noch mehr Mitarbeitenden die Entlastung am Telefon bieten zu können, die sie verdienen.
Überzeugen Sie sich selbst von den Funktionen der VITAS Plattform und profitieren Sie noch heute von einer ruhigen Arbeitsatmosphäre - ganz ohne ständiges Telefonklingeln!
