Stellen Sie sich folgendes Szenario vor:
Ein voll besetztes Lokal - jeder Gast wartet sehnsüchtig auf das bestellte Essen, einige möchten Getränke nach ordern, die nächsten Gäste stehen bereits vor der Tür und die Bedienungen sind durchgehend zwischen Küche und Essbereich unterwegs. Als wäre das nicht genug, klingelt auch noch kontinuierlich das Telefon. Meistens aufgrund von Standardanfragen wie einem Reservierungswunsch.
Gutes Essen, eine angenehme Atmosphäre und exzellenter Service - so stellen sich die meisten Gäste den perfekten Restaurantbesuch vor.
Als Gastronom:in möchten Sie diese Erwartungen natürlich erfüllen, denn zufriedene Gäste kommen wieder und empfehlen Sie und Ihr Restaurant bzw. Café weiter. Leider unterscheidet die Realität sich häufig von der Wunschvorstellung eines perfekten Restaurantbesuchs, da es insbesondere zu Spitzenzeiten stressig werden kann.
Laut einer Bitkomumfrage bleibt der Griff zum Telefon auch heute die beliebteste Form der Tischreservierung. Mehr als die Hälfte aller Befragten (55 %) rufen hierfür im Restaurant an.
Folglich führen unbeantwortete Anrufe zu verpassten Reservierungen und damit zu entgangenem Umsatz für Ihren Gastronomiebetrieb. Selbst wenn es Ihnen und Ihrem Personal gelingt, jeden einzelnen Anruf entgegenzunehmen, verursacht das zusätzlichen Stress, der auch den Gästen auffällt - sowohl vor Ort als auch am Telefon. Das kann sich negativ auf die Zufriedenheit Ihrer Besucher:innen auswirken.
Ein weiterer entscheidender Vorteil:
Der Telefonassistent benötigt keine Pausen und nimmt Anrufe rund um die Uhr entgegen, sodass Gäste Ihr Restaurant bzw. Café jederzeit auch außerhalb der Öffnungszeiten erreichen können. So entgeht Ihnen kein Anruf mehr, während Ihre Gäste sich immer über einen kompetenten Ansprechpartner am anderen Ende der Leitung freuen können.
Vor allem während der Corona-Pandemie geltende Einschränkungen und Maßnahmen, haben zu einer steigenden Häufigkeit von Reservierungen beigetragen. Schließlich war ein Restaurantbesuch zeitweise ausschließlich mit einer vorherigen Reservierung möglich.
An diesem Punkt kann ein intelligenter Telefonassistent Sie unterstützen, indem er telefonische Standardanfragen für Sie übernimmt. Dank künstlicher Intelligenz und kontinuierlicher Weiterentwicklung der Technologie, klingt er dabei nicht wie eine klassische Bandansage, sondern führt ein flüssiges Gespräch mit Ihren Anrufenden. Wie der VITAS Telefonassistent grundsätzlich funktioniert, wird Ihnen in diesem Artikel erklärt.
Wie der Name schon sagt, unterstützt der VITAS Telefonassistent Sie und Ihr Personal im telefonischen Service. Doch was beinhaltet diese Unterstützung und wie können Sie sich das in der Praxis vorstellen?
Zum einen nimmt der Telefonassistent in Ihrem Restaurant bzw. Café eingehende Anrufe selbstständig und vollkommen automatisiert entgegen. Hierfür muss lediglich eine einfache Weiterleitung eingerichtet werden, sodass Anrufe direkt an Ihren persönlichen Telefonassistenten durchgestellt werden. Dieser unterscheidet sich wie bereits erwähnt grundlegend von einem klassischen Anrufbeantworter, da er die Bedeutung des Gesagten erkennt sowie verarbeitet und das Telefonat in natürlicher Sprache führt. Damit entsteht ein angenehmer Gesprächsfluss, der sich nahezu menschlich anfühlt.
Dank vorhandener Schnittstelle in das beliebte Reservierungssystem resmio erhält der Telefonassistent Zugriff auf den Kalender Ihres Gastronomiebetriebs, wodurch er Tischbuchungen automatisiert eintragen kann. Dabei erkennt er selbstständig, welche Zeiten verfügbar bzw. ausgebucht sind und fragt die benötigten Informationen ab. So füllt sich Ihr Reservierungsbuch wie von selbst, ohne dass Sie oder Ihr Team etwas hierfür tun müssen.
Darüber hinaus kann der Telefonassistent sogenannte FAQs (Frequently Asked Questions = englisch für häufig gestellte Fragen) beantworten. Dafür werden sowohl Fragen als auch Antworten individuell auf Ihr Lokal angepasst und vorab hinterlegt, sodass der Assistent jederzeit die richtige Antwort parat hat. Damit können beispielsweise Fragen nach den aktuellen Öffnungszeiten, verfügbaren Parkplätzen oder der Barrierefreiheit Ihres Betriebs automatisiert geklärt werden, ohne ein einziges Telefonklingeln. Diese Informationen können Sie selbstverständlich jederzeit Ihren Anforderungen entsprechend ändern und anpassen.
Natürlich handelt es sich nicht bei jedem Anruf um Standardanfragen. Für spezielle Fälle, wie beispielsweise Buchungsanfragen für Hochzeiten oder die Nachfrage nach einer vergessenen Jacke, besteht für den Anrufenden jederzeit die Möglichkeit zur Weiterleitung an Ihr Restaurant bzw. Café. In diesem Fall klingelt ganz normal Ihr Telefon, sodass Sie sich persönlich um das Anliegen Ihres Gastes kümmern können.
Derzeit ist der VITAS Telefonassistent ausschließlich in Verbindung über resmio buchbar.
Wir arbeiten kontinuierlich daran, unseren Telefonassistenten auch über andere Softwarepartner bzw. vollkommen unabhängig von der genutzten Software zur Verfügung zu stellen. Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Gespräch und mehr Informationen.
Überzeugen Sie sich selbst von den Funktionen der VITAS Plattform und profitieren Sie noch heute von einer ruhigen Arbeitsatmosphäre - ganz ohne ständiges Telefonklingeln!
