rotes Telefon für den Telefonassistenten
September 28, 2021

Dank Telefonassistent mehr Zeit für deine Restaurantgäste

Sandra Waniek
Marketing & Growth

Wozu brauche ich in der Gastronomie einen Telefonassistenten?

Stell dir folgendes Szenario vor:
Ein voll besetztes Lokal - jeder Gast wartet sehnsüchtig auf das bestellte Essen, einige möchten Getränke nach ordern, die nächsten Gäste stehen bereits vor der Tür und die Bedienungen sind durchgehend zwischen Küche und Essbereich unterwegs. Als wäre das nicht genug, klingelt auch noch kontinuierlich das Telefon. Meistens aufgrund von Standardanfragen wie einem Reservierungswunsch.

Gutes Essen, eine angenehme Atmosphäre und exzellenter Service - so stellen sich die meisten Gäste den perfekten Restaurantbesuch vor.

Als Gastronom möchtest du diese Erwartungen natürlich erfüllen, denn zufriedene Gäste kommen wieder und empfehlen dich und dein Restaurant/Café weiter. Leider unterscheidet die Realität sich häufig von der Wunschvorstellung eines perfekten Restaurantbesuchs, da es insbesondere zu Spitzenzeiten stressig werden kann.

Laut einer Bitkomumfrage bleibt der Griff zum Telefon auch heute die beliebteste Form der Tischreservierung. Mehr als die Hälfte aller Befragten (55 %) rufen hierfür im Restaurant an.

Folglich führen unbeantwortete Anrufe zu verpassten Reservierungen und damit zu entgangenem Umsatz für deinen Gastronomiebetrieb. Selbst wenn es dir und deinem Personal gelingt, jeden einzelnen Anruf entgegenzunehmen, verursacht das zusätzlichen Stress, der auch den Gästen auffällt - sowohl vor Ort als auch am Telefon. Das kann sich negativ auf die Zufriedenheit eurer Besucher*innen auswirken.

Ein weiterer entscheidender Vorteil:
Der Telefonassistent benötigt keine Pausen und nimmt Anrufe rund um die Uhr entgegen, sodass Gäste dein Restaurant/Café jederzeit auch außerhalb der Öffnungszeiten erreichen können. So entgeht dir kein Anruf mehr, während deine Gäste sich immer über einen kompetenten Ansprechpartner am anderen Ende der Leitung freuen können.

Vor allem während der Corona-Pandemie geltende Einschränkungen und Maßnahmen, haben zu einer steigenden Häufigkeit von Reservierungen beigetragen. Schließlich war ein Restaurantbesuch zeitweise ausschließlich mit einer vorherigen Reservierung möglich.

An diesem Punkt kann ein intelligenter Telefonassistent dich unterstützen, indem er telefonische Standardanfragen für dich übernimmt. Dank künstlicher Intelligenz und kontinuierlicher Weiterentwicklung der Technologie, klingt er dabei nicht wie eine klassische Bandansage, sondern führt ein flüssiges Gespräch mit deinen Anrufer*innen. Wie der VITAS Telefonassistent grundsätzlich funktioniert, haben wir dir in unserem ersten Artikel erklärt.

Wie kann ich mir einen Telefonassistenten in der Gastronomie vorstellen?

Wie der Name schon sagt, unterstützt der VITAS Telefonassistent dich und dein Personal im telefonischen Service. Doch was beinhaltet diese Unterstützung und wie kannst du dir das in der Praxis vorstellen?

Automatisierte Anrufannahme in natürlicher Sprache

Zum einen nimmt der Telefonassistent in deinem Restaurant/Café eingehende Anrufe selbstständig und vollkommen automatisiert entgegen. Hierfür muss lediglich eine einfache Weiterleitung eingerichtet werden, sodass Anrufe direkt an deinen persönlichen Telefonassistenten durchgestellt werden. Dieser unterscheidet sich wie bereits erwähnt grundlegend von einem klassischen Anrufbeantworter, da er die Bedeutung des Gesagten erkennt sowie verarbeitet und das Telefonat in natürlicher Sprache führt. Damit entsteht ein natürlicher Gesprächsfluss, der sich nahezu menschlich anfühlt.

Reservierungsanfragen

Dank vorhandener Schnittstelle in das beliebte Reservierungssystem resmio erhält der Telefonassistent Zugriff auf den Kalender deines Gastronomiebetriebs, wodurch er Tischbuchungen automatisiert eintragen kann. Dabei erkennt er selbstständig, welche Zeiten verfügbar bzw. ausgebucht sind und fragt die benötigten Informationen ab. So füllt sich dein Reservierungsbuch wie von selbst, ohne dass du oder dein Team etwas hierfür tun müsst.

Häufige Fragen

Darüber hinaus kann der Telefonassistent sogenannte FAQs (Frequently Asked Questions = englisch für häufig gestellte Fragen) beantworten. Dafür werden sowohl Fragen als auch Antworten individuell auf dein Lokal angepasst und vorab hinterlegt, sodass der Assistent jederzeit die richtige Antwort parat hat. Damit können beispielsweise Fragen nach den aktuellen Öffnungszeiten, verfügbaren Parkplätzen oder der Barrierefreiheit deines Betriebs automatisiert geklärt werden, ohne ein einziges Telefonklingeln. Diese Informationen kannst du selbstverständlich jederzeit deinen Anforderungen entsprechend ändern und anpassen.

Weiterleitungsoption

Natürlich handelt es sich nicht bei jedem Anruf um Standardanfragen. Für spezielle Fälle, wie beispielsweise Buchungsanfragen für Hochzeiten oder die Nachfrage nach einer vergessenen Jacke, besteht für den Anrufenden jederzeit die Möglichkeit zur Weiterleitung an dein Restaurant/Café. In diesem Fall klingelt ganz normal dein Telefon, sodass du dich persönlich um das Anliegen deines Gastes kümmern kannst.

Wie kann ich den Telefonassistenten buchen?

Über die Reservierungssoftware resmio

Derzeit ist der VITAS Telefonassistent ausschließlich in Verbindung über resmio buchbar. Weitere Informationen hierzu sowie eine Demo, in der du den Assistenten in Aktion erleben kannst, findest du auf unserer Gastronomie-Seite.

Ohne resmio-Integration

Wir arbeiten kontinuierlich daran, unseren Telefonassistenten auch über andere Softwarepartner bzw. vollkommen unabhängig von der genutzten Software zur Verfügung zu stellen. Kontaktiere uns gerne für eine Beratung und mehr Informationen.

/ Andere Blog Artikel